POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Responsable del tratamiento de datos personales

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través del Sitio Web y de los canales de atención de TramiteSimple es:

Vauban LLC
8 The Green STE B, Dover, Delaware 19901, Estados Unidos
Correo electrónico: soporte@tramitesimple.co
Sitio web: https://tramitesimple.co

TramiteSimple tratará los datos personales conforme a la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas que la modifiquen, complementen o sustituyan.

Datos personales que podemos recolectar

TramiteSimple podrá recolectar y tratar los datos personales que el Usuario suministre de manera voluntaria al utilizar el Sitio Web, completar formularios, contratar servicios, realizar pagos, comunicarse con soporte o enviar solicitudes.

Según el tipo de servicio contratado, los datos recolectados pueden incluir:

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de documento de identidad.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Información de contacto.
• Datos necesarios para procesar la solicitud contratada.
• Información relacionada con certificados, registros, documentos, solicitudes o gestiones administrativas.
• Datos de facturación, pago o comprobantes de transacción.
• Número de orden, referencia de solicitud o información de seguimiento.
• Comunicaciones mantenidas con el equipo de atención o soporte.
• Información técnica de navegación, como dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, páginas visitadas, fecha y hora de acceso, cookies o tecnologías similares.

TramiteSimple solo solicitará la información necesaria para prestar el servicio contratado, verificar datos, brindar soporte, procesar pagos, dar seguimiento a solicitudes y cumplir obligaciones legales o contractuales.

Datos de terceros

En algunos casos, el Usuario podrá suministrar datos personales de terceros cuando la solicitud contratada lo requiera.

Al enviar datos de otra persona, el Usuario declara que cuenta con autorización suficiente para suministrar dicha información a TramiteSimple y que ha informado al titular de los datos sobre la finalidad del tratamiento.

El Usuario será responsable por la veracidad, exactitud, autorización y legitimidad de los datos de terceros que proporcione a través del Sitio Web o de cualquier canal de atención.

Datos de menores de edad

El Sitio Web está dirigido a personas mayores de edad y con capacidad legal para contratar.

TramiteSimple no busca recolectar datos de menores de edad de manera directa. Sin embargo, en determinados casos, una solicitud puede requerir información relacionada con menores de edad, siempre que sea aportada por su padre, madre, tutor legal, representante autorizado o persona legitimada para realizar la solicitud correspondiente.

Cuando se traten datos de menores de edad, TramiteSimple procurará utilizarlos únicamente para la finalidad específica de la solicitud contratada, respetando sus derechos prevalentes y aplicando medidas razonables de seguridad y confidencialidad.

Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados por TramiteSimple podrán ser utilizados para las siguientes finalidades:

• Procesar, revisar, gestionar y dar seguimiento a las solicitudes realizadas por el Usuario.
• Prestar el servicio privado contratado, según el tipo de solicitud seleccionada.
• Verificar la información suministrada por el Usuario.
• Contactar al Usuario para solicitar aclaraciones, correcciones, documentos adicionales o confirmación de datos.
• Enviar confirmaciones de solicitud, comprobantes, actualizaciones, avisos operativos o comunicaciones relacionadas con el servicio.
• Gestionar pagos, validaciones, facturación, comprobantes y soporte transaccional.
• Brindar atención al cliente, responder consultas, reclamos, solicitudes o comunicaciones.
• Prevenir fraudes, operaciones no autorizadas, usos indebidos del Sitio Web o actividades sospechosas.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, administrativas o regulatorias.
• Gestionar reclamos, solicitudes de cancelación, solicitudes de reembolso o requerimientos relacionados con el servicio.
• Mejorar la experiencia de navegación, la seguridad del Sitio Web, la calidad del servicio y los procesos internos.
• Realizar análisis internos, métricas operativas, seguimiento de solicitudes y mejoras de atención.
• Enviar comunicaciones informativas o comerciales relacionadas con los servicios de TramiteSimple, siempre que exista autorización o una base legal aplicable.

Autorización para el tratamiento

Al completar formularios, aceptar casillas de autorización, enviar información, realizar una compra, contratar un servicio o comunicarse con TramiteSimple, el Usuario autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos personales conforme a esta Política.

El Usuario puede solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos exceptuados por la normativa aplicable.

Cuando el Usuario no proporcione la información necesaria para procesar una solicitud, TramiteSimple podría no estar en condiciones de prestar el servicio, verificar datos, avanzar con la gestión o responder adecuadamente al requerimiento realizado.

Base legal del tratamiento

El tratamiento de datos personales realizado por TramiteSimple podrá estar basado en:

• La autorización previa, expresa e informada del Usuario.
• La ejecución del contrato de prestación de servicios solicitado por el Usuario.
• El cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales o regulatorias.
• La atención de consultas, reclamos, solicitudes o comunicaciones enviadas por el Usuario.
• La protección de los derechos, intereses legítimos, seguridad, prevención de fraude y defensa de la Empresa.
• Los demás fundamentos permitidos por la normativa aplicable en materia de protección de datos personales.

Datos de pago

Los pagos realizados a través del Sitio Web pueden ser procesados por pasarelas de pago, entidades financieras o proveedores externos habilitados.

TramiteSimple no almacena datos completos de tarjetas de crédito, débito u otros medios de pago cuando estos son procesados por terceros proveedores. La información de pago será tratada únicamente en la medida necesaria para procesar la transacción, verificar el pago, emitir comprobantes, prevenir fraudes o atender reclamos relacionados con la operación.

El uso de plataformas de pago externas puede estar sujeto a sus propios términos, condiciones y políticas de privacidad.

Cookies y tecnologías similares

El Sitio Web puede utilizar cookies, píxeles, etiquetas, herramientas de análisis u otras tecnologías similares para permitir el correcto funcionamiento del sitio, mejorar la experiencia de navegación, recordar preferencias, analizar tráfico, medir campañas, detectar errores, prevenir fraudes y mejorar nuestros servicios.

El Usuario puede configurar su navegador para rechazar o eliminar cookies. Sin embargo, algunas funcionalidades del Sitio Web podrían verse afectadas si se deshabilitan determinadas cookies necesarias para su funcionamiento.

Cuando corresponda, TramiteSimple podrá solicitar el consentimiento del Usuario para el uso de cookies no esenciales.

Comunicación y transferencia de datos a terceros

TramiteSimple podrá compartir, transmitir o permitir el acceso a datos personales únicamente cuando sea necesario para prestar el servicio, cumplir obligaciones legales, proteger derechos, prevenir fraudes o ejecutar correctamente las finalidades descritas en esta Política.

Los datos personales podrán ser compartidos con:

• Proveedores de hosting, infraestructura tecnológica y almacenamiento.
• Pasarelas de pago, entidades financieras y procesadores de transacciones.
• Herramientas de correo electrónico, soporte, mensajería, automatización o atención al cliente.
• Proveedores de seguridad, prevención de fraude, análisis técnico o mantenimiento del Sitio Web.
• Asesores contables, legales, fiscales o administrativos.
• Autoridades competentes, cuando exista obligación legal, requerimiento válido o necesidad de defensa de derechos.
• Entidades, plataformas o terceros intervinientes cuando sea necesario para procesar la solicitud contratada.
• Proveedores que colaboren con TramiteSimple en la prestación del servicio.

TramiteSimple no vende, arrienda ni comercializa los datos personales de los Usuarios a terceros.

Los terceros que accedan a datos personales deberán tratarlos conforme a las finalidades autorizadas, bajo condiciones de confidencialidad, seguridad y cumplimiento de la normativa aplicable.

Conservación de la información

TramiteSimple conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, prestar el servicio contratado, atender solicitudes, responder reclamos, cumplir obligaciones legales, contables o fiscales, prevenir fraudes y defender sus derechos en caso de controversias.

Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y vencidos los plazos legales o contractuales aplicables, TramiteSimple podrá eliminar, anonimizar, bloquear o conservar la información únicamente en la medida permitida o exigida por la normativa aplicable.

Seguridad de la información

TramiteSimple adopta medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración, divulgación, destrucción o tratamiento fraudulento.

Estas medidas pueden incluir, entre otras:

• Uso de conexión segura mediante certificado SSL.
• Restricción de acceso a información personal.
• Controles internos de confidencialidad.
• Protección de sistemas, formularios y canales de comunicación.
• Uso de proveedores tecnológicos que aplican medidas de seguridad.
• Limitación del acceso a la información únicamente a personas o proveedores que necesiten conocerla para prestar el servicio.

Sin embargo, ningún sistema de transmisión o almacenamiento de información en internet puede garantizar seguridad absoluta. El Usuario también debe adoptar medidas de cuidado, como no compartir datos sensibles por canales no autorizados, verificar que se encuentra en el dominio correcto y evitar enviar información de pago por medios no habilitados.

Derechos del titular de los datos personales

El Usuario, como titular de sus datos personales, podrá ejercer los derechos reconocidos por la normativa colombiana aplicable, entre ellos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando corresponda.
• Revocar la autorización otorgada, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminar la información.
• Acceder de manera gratuita a sus datos personales en los términos previstos por la ley.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante TramiteSimple, cuando corresponda.

Procedimiento para ejercer derechos

Para ejercer sus derechos, el Usuario podrá enviar una solicitud al correo electrónico:

soporte@tramitesimple.co

La solicitud deberá incluir, como mínimo:

• Nombre completo del titular.
• Tipo y número de documento de identidad.
• Correo electrónico de contacto.
• Descripción clara de la consulta, reclamo o derecho que desea ejercer.
• Documentos o soportes que considere necesarios.
• En caso de actuar en nombre de un tercero, prueba de la autorización o representación correspondiente.

Las consultas sobre datos personales serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recepción. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, TramiteSimple informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendida, sin superar los cinco (5) días hábiles adicionales.

Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, presunto incumplimiento o tratamiento de datos personales serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de recepción completa del reclamo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, sin superar los ocho (8) días hábiles adicionales.

Si la solicitud está incompleta, TramiteSimple podrá requerir al Usuario para que subsane la información faltante conforme a la normativa aplicable.

Revocatoria de autorización y supresión de datos

El Usuario podrá solicitar la revocatoria de la autorización otorgada o la supresión de sus datos personales cuando considere que no se están tratando conforme a los principios, deberes y obligaciones aplicables.

La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando el Usuario tenga un deber legal, contractual, comercial, contable, fiscal o administrativo de permanecer en las bases de datos, o cuando la información sea necesaria para cumplir obligaciones pendientes, atender reclamos, prevenir fraudes o defender los derechos de TramiteSimple.

Comunicaciones comerciales

TramiteSimple podrá enviar comunicaciones relacionadas con sus servicios, novedades, actualizaciones, información operativa o mensajes comerciales cuando el Usuario haya autorizado su envío o cuando exista una base legal aplicable.

El Usuario podrá solicitar dejar de recibir comunicaciones comerciales escribiendo a soporte@tramitesimple.co o utilizando los mecanismos de cancelación disponibles en dichas comunicaciones, cuando correspondan.

Las comunicaciones operativas relacionadas con solicitudes en curso, pagos, soporte, reclamos, actualizaciones de gestión o cumplimiento del servicio podrán seguir siendo enviadas mientras sean necesarias para prestar el servicio contratado.

Enlaces a sitios de terceros

El Sitio Web puede contener enlaces, integraciones o redirecciones hacia sitios web, plataformas de pago, herramientas o servicios de terceros.

TramiteSimple no controla ni es responsable por las prácticas de privacidad, seguridad, contenido, disponibilidad o funcionamiento de sitios o servicios externos. El Usuario deberá revisar las políticas de privacidad y términos aplicables de dichos terceros antes de utilizar sus servicios.

Decisiones automatizadas

TramiteSimple no toma decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente al Usuario sin intervención humana.

En caso de que en el futuro se implementen procesos automatizados con dichos efectos, TramiteSimple informará al Usuario conforme a la normativa aplicable.

Autoridad de control

La autoridad de vigilancia y control en materia de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales.

El Usuario podrá acudir ante dicha autoridad cuando considere que sus derechos no han sido atendidos adecuadamente, de conformidad con los requisitos y procedimientos establecidos por la normativa aplicable.

Modificaciones de esta Política

TramiteSimple podrá actualizar, modificar o reemplazar esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento, para reflejar cambios legales, operativos, tecnológicos, comerciales o de seguridad.

Las modificaciones entrarán en vigencia desde su publicación en el Sitio Web. Se recomienda al Usuario revisar periódicamente esta Política para conocer la versión vigente.

Contacto

Para cualquier consulta relacionada con esta Política, el tratamiento de datos personales o el ejercicio de derechos, el Usuario podrá comunicarse a:

TramiteSimple
Vauban LLC
8 The Green STE B, Dover, Delaware 1990, Estados Unidos
Correo electrónico: soporte@tramitesimple.co
Sitio web: https://tramitesimple.co